仕事の中で一番人気がない、誰もがやりたがらないものに「例外的な仕事」や「頻度の低い仕事」があると思います。
逆に言うと、定形業務って惰性で出来てしまうので、頭も神経も使わずに済んで楽なんですよね。
だからと言って、例外的な仕事をさせられる度に気分が落ちたり、そういう仕事が回って来る事にビクビクするのもシャクな気がします。
こんな時、嫌な仕事を続ける方法をシェアします。
問題が多い仕事の正体
例えば、職場の仲間からとても長い愚痴を聞かされるときってありますよね。
そういう時って、冒頭で話した例外的な仕事に関しての話だったりしませんか？
確かに自分にとっても、同じような経験があり、思わず「うん、うん・・・」と聞き入ってしまいます。
でも、ここでフッと思い立ち、
「上司に言ってみたら？」
と提案してみることがあります。もちろんグチと言っても、ちゃんとした問題点である場合ですが・・・
でも、そういうときに限って、
「あの人（上司）に相談してもムダよ。解決できっこないわよ！」
と返されてしまう事が常です。
確かに、自分が上司に報告して、何かが改善したという経験があった場合には、同僚も納得してくれる事もあると思いますが、同僚の言うとおり「確かにムダだろうな・・・」と自分の方が納得させられてしまう事が多いと思います。
相談するだけで、解決まで求める必要はない
でも、これから『相談』イコール『解決』にいきなり結び付ける必要はないという話をしたいと思います。
ここで今更ながら『ホウレンソウ』(「報告」、「連絡」、「相談」)の定義を再確認してみましょう。
報告とは、伝達だけする事で、対応は相手にお任せするという状態です。
連絡とは、上司から平への伝達ですね。
相談とは、上司に言って解答を求める行為です。
この違いを踏まえて、部下は何か問題を見つけたら、基本的に上司に報告しなければならない義務がありますよね。
ただ、これを相談とごっちゃにしてしまう事があるのだと思います。
問題を報告して その場で解答をもらおうと思うと、とたんにお互いに気が重くなってしまうのです。
そうすると、結局 面倒な事になりそうなので「また今度・・・」みたいな心理状態になりがちです。
解決は、あまり急いではいけないのかもしれません。
そうではなく問題が発覚したら、とりあえず「報告」だけはしておくべきなのです。
「解決できないなら報告してもしょうがない」では、上司はいつまで経ってもその事実を知りようが無いのです。
深刻な問題ほど、上司にとっても、解決に至るまでに相当の時間が必要となるのです。
上司も調べたり、さらに他の人に相談したり・・・そういう事が必要なのです。
ところで、この定形外業務・・・とはどういう業務に対して言うのか？
これについての見極め方をシェアしたいと思います。
定形業務ではない業務の見極め方とは？
ズバリ！結論を言いますと、それは『上手く引き継ぎができない時』と定義できます。
私たちは最初は戸惑うものの、業務に慣れて来ると、外部との暗黙のやりとりや、特にルール化していない仕事というのは「作業」として認識されにくいので抜けがちになってしまいます。
ところが定形外の仕事を経験や慣れで対処していると、引き継ぎの時に上手く行かないのです。
前任者が後任者に引き継ぎをする時というのは、定形業務に終始するものですよね。
すると、後任者が実務に入ったとき定形業務よりも、それ以外のわからない事が多くて、まごついてしまうのが常です。
前任者が居なくなった後で初めて、肝心な事が聞けていなかった事に気が付きます。
そして作業中心の仕事ほど、この傾向は高くなります。
だから定形外の仕事というのは個人の判断になりやすく、徹底しない不明瞭なものになってしまうのです。
問題の芽を摘み取る方法
定形外の仕事に問題が多いのには、ちゃんと理由があったのです。
これを知っただけでも、何が何だか分からない状況で理不尽な目に遭っている、という意識から一歩抜け出せるのではないでしょうか？
今度は、不明瞭な引き継ぎのツケを払わされる状態から抜け出さなければなりませんよね。
この問題は、自分一人で解決できるものではありません。
どうしても上司の協力が必要になって来るのです。
だから上司への報告の義務を果す必要が出てくるのです。
まとめ
より多くの報告があった方が成功率が上がります。
ちょっと例外的な仕事や、直接売上に関係しない業務でも、ちゃんと対処しなければ大きな問題になる事ってあると思います。
でも こういう仕事って、あまり重要視されないんですよね。
だから、あまり言語化したりマニュアル化する人というのはいません。
定形外業務の問題を改善するには、まずは報告の徹底が不可欠です。
こういう作業に対して、マニュアル化に成功した職場で、『嫌な仕事』が減る傾向があると思います。
