マネージャーからパートタイマーへの連絡事項の伝え方はいろいろあると思いますが、いまだに口頭で連絡している所もあると思います。

ところが口頭での伝達では、連絡漏れが起こってしまう事があります。

というのは、パート中心の職場では出勤しない日が連続している人もいるので、その間に「聞き漏らし」が生じてしまうのです。

そういう人が連絡事項を知らされなかった為に、仕事に支障を来す事もあります。

そんな時、自分だけ連絡を聞かされていなかった、そのせいでいらぬ失敗をさせられたという心境は、モチベーションを下げる原因にもなってしまいます。

今回は、連絡漏れを起こして従業員のモチベーションを下げない方法をご紹介します。

マネージャーが把握できる限界

少人数の職場なら、口頭で言うだけでも大丈夫なんじゃないか？

という意見もあると思いますが、では少人数というのは何人くらいまでの事を言うのでしょうか？

パートが6～7人くらいなら、誰に何を伝えたかを把握していられると思うかもしれませんね。

ところが極端な話、従業員が３人以上いたら覚えていられないと思った方が良いと思います。
それくらい記憶というのは当てにならないものなのです。

マネージャーが自身で「何を誰に伝えたか」を自己管理していれば別の話ですが、そんなマメな人は滅多にいないでしょう。

ほとんどが記憶に頼っているか「３回くらい言えば全員に伝わるだろう」といったようなアバウトな連絡方法なのではないでしょうか？

連絡漏れが起こる理由

連絡事項の伝達を「繰り返し言う」事で対応しようとすると、必ず連絡漏れが起こります。

休みが連続するようなシフトの人は、その間の連絡を聞く事ができないからです。

一方で、人間が同じ話を出来るのは３回くらいが限界です。
一週間の間ずっと毎日、同じ連絡事項を７回も言える人はあまりいません。

大概 面倒くさくなって省略するでしょうし、それを義務付けたりしたらメンタルが持たないと思います。

聞く側も「その話はもういいよ」という感じになってしまいますよね。

マネージャー側からすると「仲間同士で伝えてくれるだろう」という期待もあると思います。

ところがパート同士には、わざわざ他の人に連絡事項を伝えてあげるという意欲はありません。
そこには特にメリットも義務も無いのですから。

連絡を受けたときに誰がいなかったか？という事もいちいち覚えていないのが普通です。

ではマネージャーの負担にもならず、従業員全員に漏れなく連絡を伝達するには、どうすれば良いのでしょうか？

連絡漏れを防ぐ方法

今なら

連絡の伝達漏れを防ぐには、今なら職場の電子掲示板を作り、各自スマホでチェックしてもらうのが一番です。

フェイスブックを用意して、アクセス制限するのも一つの方法です。

ただネットを経由だと操作が苦手な人がいたり、そもそも見ない人も必ず出てきますよね。

他には、職場に連絡帳を置いてマネージャーに記入させるという方法も考えられます。

それだと今度は「書いておけば良いか」という感じになり、口頭の伝達はしなくなると思います。
言った上に書くのは、さすがに大変ですから・・・。

連絡帳オンリーになってしまうと、また注意して見ない人が出てきます。

10人前後のメンバーに連絡を漏れなく届けるのは、意外と大変な事なんですね。

もっとアナログな方法

いちばん現実的で継続できる方法は、マネージャーが口頭で伝えた連絡事項を、メンバーのうちの一人が、代表で書く事です。

これならマネージャーも、一度言えば済むのでモチベーションが下がらずに済みます。

パート達も「聞いてないよ」という状況から解放されます。

いつも同じ人が書くと書記係みたいになってしまうので、ローテーション形式がオススメです。
そして掲示板はノートなどの紙ではなく、ホワイトボードが最適だと思います。

嫌でも目に入るし、古いものから消せるので、どんどん溜まっていかずに済むのがポイントです。

休み明けで出勤した人は、前回の出勤日から後の連絡をチェックすれば、連絡を聞き漏らす心配がありませんよね。

まとめ

パートタイマーには、シフトが埋まっている人もいれば、たまにしか出勤しない人もいると思います。
でも、それぞれが同じ条件で働けて、知らない事や聞かされていない事が蓄積して仕事がしにくくなる状況を避けるのも、従業員のモチベーションを下げない方法の一つです。

出勤の日数が少ない従業員も、複数所属させる事で、一人に負荷を集中させるより安定するというメリットもありますよね。

シフト体制を充実させるには、入れる日数が少ない従業員が働きやすい環境を作るのも大切だと思います。