この記事は一問一答形式になっています。

紙のメモで連絡→紛失→言った言わない問題発生

相談します。

私はスーパーでパートをしている主婦です。

私の職場では、未だに部門間の連絡に「紙」のメモを使っています。

メモの内容は、発送部門から売り場部門に、ある商品を用意しておいて欲しいという依頼です。

その職場は大型の店舗で、それも他の部門への連絡を紙のメモで運用しているんです。
小さな職場で、顔見知りの人どうしでの連絡ならわかりますが・・・

この連絡の行き違いで、商品の受け渡しに時間がかかり過ぎて、確保できず品切れになってしまう事もあります。
ひどい時などは、「言った、言わない」問題になり、肝心のメモが紛失していた・・・なんてことも起こります。

でも、雑然とした店舗の裏方では、メモの紛失など簡単に起こりそうですよね。

たとえ手渡しできたとしても、そこの職場では、大勢の従業員がローテーションで仕事しています。

それなのに、メモには誰から誰宛という記入すら義務付けられていないんです。

つまり、ちゃんと引き継ぎがされないまま、メンバーが入れ替わってしまうんです。

さらに問題なのが、メモを書いて渡す人と、商品を引取りに行く人が違うんです。

だから、メモを渡す人が相手の顔を覚えていても、あまり意味はありません。

商品を取りに行かされた人は「聞いてないよ」と拒否されて、まるで子供の使いになってしまいます。

そして、そのうち、こういう理不尽な目に遭う事に耐えられない人は、辞めて行ってしまいます。

それでも、職場に長くいれば、だんだんとトラブルが減っていきます。

長く続けば、他の部門の人と親しくなったり、メモを渡す相手を見極めたり、他の部門のローカルルールに長けて行って、事前にトラブルを回避するのが上手くなって行くからです。

こういうのって何とかならないんでしょうか？

システムの不備は、誰が補っているのか？

お答えします。

これは、システム化で出来ていない職場の典型的な例だと言えます。

紙のメモでの連絡ですか・・・

やはり、こういう方法ではトラブルも良く起こります。

そういう雑然とした職場で、他の部門へ紙のメモで連絡などしていれば、トラブルがあっても不思議ではありません。

たくさんのパートタイマーで回しているような職場なら、ありそうな事ですよね。

こういう事が何度もあると、パートの人たちはウンザリしてしまいますよね。

他の人のミスの処置を、何も知らない自分が被るわけですから・・・

ただ、こんな事態が続くようであれば、さすがにシステムを改善する動きになると思いますが、不思議と事態が沈静化したりするのです。

システムの不備は、いつの間にか収まったりします。

これは、いったい何が起こっているのでしょうか？

謎解きをしてみれば、ちゃんと解決に奔走している人がいたんですね。

つまり、「長く勤めているパートの人」が、システムの不備をカバーしているわけですね。

ただ、このパートの人が辞めてしまえば、またトラブルが続出するという事になります。

これは ほんの一つの例であり、サービス業でシステム化が進んでいない現場というのは、不備の部分をパートの「経験値」で補っている事が多いのです。

でも、いつまでもマンパワーに頼っていては、固定費は削減できません。

パートの負荷を上げ続けるのにも限界がありますし、それをやっていると、すぐに辞めてしまいます。システムの不備で理不尽な目に遭うのは、比較的 経験の浅い人だからです。

だから、求人費も増える一方です。

職場のモチベーションを下げない方法として、ITの導入は不可欠だと言えます。

おそらく遅れている職場ほど即効性があると思います。

いまやITシステムの導入は、業務がスムーズに回るだけでなく、職場のモチベーションを下げない安価な方法になっているのです。

これを使わない手はないですよね。

ぜひ、職場の社員に提案してみて下さい。

新しいシステムが導入された

実のところ、まだシステム導入の提案はしていなかったのですが、先日、新しいシステムが導入されました。

昔の携帯のような専用の端末で、パートの全員が持たされることになりました。

でも、その端末が高価なようで、なんでも1台あたり10万円以上するらしいので、社員から「くれぐれも落とさないように！」と注意されています。

なんだか、紙のメモの時が、懐かしくなって来ました。

IT化は簡単

やっちゃいましたね・・・

一般的に職場でのシステムの導入が遅れている原因として、業務をIT化するには大きな投資が必要だという誤解があります。

もちろん独自のシステムを一から構築するとなれば、大きな投資が必要になります。

その職場では、まさにそれをやってしまったわけですね。

端末1台で10万円ですか・・・もしかしたら、そのシステムの構築に数百万円から数千万円かかってしまったかもしれません・・・

実は、もはや独自のシステムなどを作る必要は全くないんです。

既存のシステムや既存のデバイスを導入するだけで、新しくシステムを作る必要はなくなっています。

今の時代、無料で使えるツールが溢れています。

例えば紙のメモで「言った言わない」のトラブルが頻発するなら、Lineの「既読機能」が役立ちそうですよね。

既読になっていたら、聞いていないとは言わせないわけです。
それに、そもそも紙のメモのように無くなったりもしませんよね。

Lineを導入するのは無料ですし、スマホなどのデバイスをパートに持たせる事すら、それほど大掛かりな投資は必要ありません。

スマホは、店内で連絡を取るだけなら、キャリア契約を結ぶ必要はありません。

「SIMフリー」というデバイスを選べば、本体価格も1万円以下ですし、wifiルーターの契約すれば、300ギガも使って、毎月の使用料が5000円くらいです。

それで職場全体のスマホのlineがつながります。

無線LANなので、デバイスごとに毎月の使用料を別々に支払う必要がないのです。

こういう格安のスマホならパート全員に持たせても良いと思います、

そうすれば常時20人のパートがいる場合でも20万円の初期費用と毎月5000円弱の通信費でまかなえます。

まとめ

業務のIT化は、いまや既存のサービスで賄う事が可能で、新たにシステムを開発したり、外注する必要はありません。

業務の状況に合わせてデバイス、アプリ、環境やプランを賢くチョイスすれば良いだけの話なのです。

スーパーなどの店舗の裏方の労働環境を聞いていると、驚く事があります。

システムがいやにアナログで、不備な部分をパートのマンパワーで補っているケースが多いのです。

一般家庭でも、もう少しIT化して便利に暮らしているのになあ・・・と不思議に思うくらいです。

現在のサービス業の傾向として、パートの人数を減らして負荷を上げる方向で固定費を抑えようとしているようです。

この方法には限界がありますし、パートのモチベーションが下がればパフォーマンスも落ちると思うのですが・・・

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